Ordbok

Innenfor eiendomsforvaltning benyttes mange ord og uttrykk. Våre definisjoner samsvarer med den terminologi som blir lagt til grunn i notat utarbeidet av NBEF, Multiconsult og NTNU: "Ord og Uttrykk innen Eiendomsforvaltning - Fasilitetsstyring, august 2008.

Her kommer et lite utdrag:

Asset Management (AM)

Eiendomskapitalforvaltning (asset = aktiva, formue). Utøves på strategisk nivå (ledelsesnivå).
Facilities Management (FM) (s.d.) utøves på strategisk/taktisk nivå, mens Facilities Services (FS) ledes og produserespå operativt nivå.

Bygg- og eiendomsforvaltning (BEF)

Benyttes delvis synonymt med Facilities Management, men omfatter i tillegg investerings- og kapitaldelen samt grunneiendom.

Begrepet omfatter alle aktiviteter knyttet til forvaltning av en bygning over hele livssyklusen: Planleggings- og byggefase, bruksfase og utfasing i form av avhending, restaurering eller riving. Etter NS 3454 kan bygg- og eiendoms- forvaltning funksjonelt uttrykkes som

BEF = N + FM = (K + RT) + FDVUSP. Uttrykket bygg forteller at forvaltningsobjektet er en bygning, mens eiendom er en betegnelse som større byggforvaltere bruker om sin bygningsmasse, særlig i markedsmessige og juridiske sammenhenger.

Drift

Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygningen med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk. Oppgavene omfatter bl.a. betjening og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, forsyning av energi, vann etc., renhold og renovasjon.

Hos forvaltere som driver Facilities Management kan drift også omfatte servicetjenester som f.eks. datanettverk, telefon, post, kopiering, resepsjonstjeneste og kantine. Disse kostnadene kalles i NS 3454 for service-/støttekostnad til kjernevirksomheten.

I praksis er det ofte vanskelig å skille mellom løpende vedlikehold og driftsaktiviteter. Ved beregning av nøkkeltall er det viktig at fordelingen av kostnader skjer etter de samme retningslinjer. kfr NS 3454.

Due diligence (Aktsomhetshandlinger)

(eng.: due diligence) Oppsamling, omfattende vurdering og validering av informasjon fra en organisasjon på et aktuelt trinn av avtalen om fasilitetsstyring, som er nødvendig for å vurdere nøyaktighet og integritet på riktig trinn av avtaleprosessen (NS-EN 15221-2).

Eiendom

Noe man eier. Samlebegrep på fysiske verdiobjekter som areal/tomt, bygninger, anlegg og andre verdifaktorer som f.eks. utbyggingspotensial. Juridisk begrep for alt som har en verdi.

Eiendomsforvaltning

Eiendomsforvaltning omfatter i prinsippet alle faser i livssyklusen:

erverv gjennom kjøp, ekspropriasjon, prosjektering og bygging,
forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU),
avhending ved salg, bortfeste, gave eller overførsel,
riving, gjenbruk og deponering.

Energiledelse – Energioppfølgingssystem (EOS)

Energiledelse er den del av virksomhetens ledelsesoppgaver, på lik linje med andre ledelsesoppgaver, som aktivt sikrer at energien utnyttes effektivt og miljøriktig samt er i samsvar med gjeldene lover og forskrifter (se også "Bygningsenergidirektivet" (s.d.)).

Bedriften utarbeider en oppfølgingsplan med mål, strategi og handlingsprogram for energibruken. En viktig faktor er et godt energioppfølgingssystem (EOS) med registrering, rapportering, analyse og løpende oppfølging av energibruken

Energiøkonomisering (Enøk)

Et begrep som i videste forstand betyr at energien skal brukes i den form, i den mengde og til den tid som totalt sett er mest lønnsom når alle fordeler og ulemper er veid mot hverandre.

Enøk skal bidra til en samfunnsøkonomisk rasjonell utnyttelse av ressursene, å redusere negative miljøkonsekvenser av energibruken og stimulere til utvikling og innføring av energieffektiv teknologi.

Litt.: Sintef: ENØK i bygninger. Effektiv energibruk. 2.utgave. Univ.forlaget 1996.

Enova

Statlig foretak med ansvar for det offentlige enøk-arbeidet i Norge. Overtok fra 1.1.2002 NVEs ansvar for miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Selskapet eies av Olje- og energidepartementet (OED) og har hovedkontor i Trondheim.

Etterslep (E)

Gir uttrykk for det akkumulerte vedlikeholdsetterslepet som preger enkelte bygningsmasser, særlig offentlige eiendommer. Etterslep (E) brukes av enkelte eiendomsforvaltere (uformelt) som en supplerende post til vedlikehold og utvikling i NS 3454.

Facilities Management (FM)

(no.: fasilitetsstyring (s.d.)) Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter. (NS-EN 15221-1)

Omfatter alle aktiviteter innenfor begrepene

FDVUSP (s.d.) etter NS 3454. Moderne eiendomsforvaltning omtales gjerne som facility management (amerikansk engelsk) eller facilities management (britisk engelsk), begge forkortes til FM.

FM setter først og fremst brukeren i fokus ved at arbeidsplassen legges til rette slik at kjernevirksomheten kan utføres på en optimal måte. Det omfatter faktorer som helse, miljø og sikkerhet, trivsel, innemiljø, lys, lyd, service, kantine osv. Tradisjonell FDVU har i større grad vært rettet mot byggets tekniske tilstand og drift.

Basert på en nordisk tilnærming, kan FM deles i fem hovedområder:

Økonomi og finansiering
Eiendoms- og arealforvaltning
Drift, vedlikehold og utvikling
Service og tjenester
Helse-, miljø og sikkerhet (HMS).

Facilities Services (FS)

(no.: fasilitetstjeneste) Serviceytelser rettet mot brukere/leietakere av bygg og lokaler. Utføres på operativt nivå. Se også Asset Management (AM).

FDVU-filosofien

FDVU-filosofien er illustrert i figuren nedenfor. Når bygget tas i bruk, oppfyller det (tilnærmet) de krav som var forutsatt på planleggingstidspunktet. Allerede har kravene til nybygg økt. Ved bruk vil bygget gjennomgå naturlig slitasje og kvalitetsforringelse som med jevne mellomrom må kompenseres ved vedlikehold og utbedring. For å etterkomme nye krav, må det foretas en utvikling eller oppgradering av bygget.

Bærekraftig bygging vil si å utvikle bygget slik at det stadig kan oppfylle nye krav og dermed forlenge sin levetid.

Felles kostnader

Kostnader som betales direkte av borettshaveren/leietakeren i form av husleie (renter og avdrag på felles lån + felles drift og vedlikeholdskostnader

Forvaltning

En overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging og organisering av arbeidsoppgaver innenfor:

leietakeradministrasjon
skatter og avgifter
forsikringsavtaler
lover og forskrifter
økonomisk forvaltning (budsjett, regnskap, nøkkeltall, årskostnader, analyser)
administrativt ansvar

Forventet levetid

Den levetid en bygning prosjekteres for å fungere godt i (designlevetid). Statsbygg bruker 60 år som standard forventet levetid, men har f.eks. satt 150 år for ny opera. 60 år er også vanlig for boliger.

Forventet levetid er en viktig faktor ved lønnsomhetsberegning av byggeprosjekter. Ved nybygging eller ombygging ønsker man den mest lønnsomme kombinasjonen av kapital-, vedlikeholds- og driftskostnader. Disse framkommer ved en serie av forutsatte levetider til komponenter og en beregning av behovet for vedlikehold og utskifting gjennom byggets livsløp.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Begrep hentet fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter

Internkontroll (IK)

Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. (Def.: IK-forskriften § 3).

Internkontrollforskriften

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, fastsatt med hjemmel i Arbeidsmiljølovens § 16. Trådte i kraft 1.1.1997.

Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonslovgivningen, produktkontrolloven, sivilforsvarsloven, genteknologiloven og lov om elektriske anlegg og elektrisk

utstyr. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.

Forskriften skal fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen

Arbeidsmiljø og sikkerhet
Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester
Vern av det ytre miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall.

Key Performance Indicators (KPI)

Nøkkelindikatorer / nøkkelfaktorer / nøkkeltall. Indikatorer som beskriver hvordan noe fungerer eller hvilken tilstand det er i ut fra målt ytelse. Ytelsen måles ofte opp mot "Best Practice", kan være målt mot kostnads- eller kvalitetskrav, og kan gjelde bygninger/infrastruktur så vel som støttetjenester og service til arbeidsplasser og brukere.

Se også KPI-systematikk og Tilpasningsgrad og den norske definisjonen Hovedindikator for ytelse (KPI)

Levetid for bygg

Det skjelnes mellom ulike typer levetid:

Estetisk levetid: Den tid en bygningsdel oppfyller sitt estetiske krav.
Funksjonell levetid: Den tid bygningen/ bygningsdelen oppfyller den forutsatte funksjon. Handler om bygningens / bygningsdelens brukbarhet over tid
Teknisk levetid: Den tid bygningen / bygningsdelen oppfyller sine tekniske krav. Handler om bygningens varighet over tid.
Økonomisk levetid: Den tid bygningen/bygningsdelen kan utnyttes uten at det er økonomisk å rive, bygge om eller skifte ut.

Løpende vedlikehold

Tiltak for å rette på tilfeldige skader eller mangler. Ikke planlagte utskiftinger av bygningsdeler eller komponenter som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader el.lign. Kostnadene regnes som en del av den løpende driften. (NS 3454)

Management-begreper

I USA brukes forskjellige begreper om den virksomheten ulike typer aktører driver innen bygg- og eiendomsforvaltning:

Service Delivery Management: Ekstern leveranse/salg av drifts-og servicetjenester (driftsselskap, byggservice).
Facilities Management: Drive FDVUS overfor kjernevirksomheten ("drift og service").
Property Management: Bygningsforvaltning sett fra bruker- og eierperspektiv.

Asset Management: Eiendomsforvaltning og eiendomsutvikling for å øke/opprettholde byggets bruksmessige og økonomiske verdi.
Portifolio Management: Økonomisk forvaltning av en eiendomsmasse (eiendomsinvestor, eiendomsselskap).

Norsk Standard (NS)

Norske standarder (NS) fastsettes av Norges Standardiseringsforbund (NSF) - Standard Norge (SN). Årlig fastsettes mer enn 1000 nye, hvorav 90 % er europeiske standarder (EN) som i hht. EØS-avtalen også skal gjøres gjeldende i Norge. Norges Byggstandardiseringsråd (NBR) er ansvarlig for standardiseringsarbeidet på byggområdet.

Nøkkeltall

Registrerte kostnader, forbrukstall o.l. per enhet over tid eller samtidig registrerte kostnader, forbrukstall o.l. for like enheter (NS 3454). For at et nøkkeltall skal være representativt bør det være tall fra 20-25 objekter.

Nøkkeltall er indikatorer som kan brukes til å påvise områder for forbedring. De skal rette oppmerksomheten mot det vesentlige og gi forandringssignaler.

Nøkkeltall i bygg- og eiendomsforvaltning gir komprimert informasjon om den økonomiske eller tekniske situasjonen for en eiendom eller i organisasjonen som helhet. Gode nøkkeltall gir f.eks. grunnlag for å vurdere om virksomhetens kostnads- og forbruksnivå er tilfredstillende i forhold til den strategi som er valgt for virksomhetens eiendomsportefølje.

Nøkkeltall kan være knyttet til areal (forbruk pr. m²), arbeidsplass (produksjon/omsetning/ forbruk pr. ansatt), produksjonsenhet (forbruk pr.

produsert enhet) etc. Sammenligning av nøkkeltall er et sentralt element i Benchmarking (s.d.).

Outsourcing

Omfatter bortsetting av både det taktiske og det operative nivå for bestemte serviceytelser, dvs. at bare det strategiske nivå bibeholdes i organisasjonen.

Eks.: Ledelsen definerer overordnede mål eller funksjonskrav for visse tjenester (renhold, kantinedrift, drift av tekniske anlegg m.v.), og inngår avtale med eksternt firma som tar på seg både faglig og praktisk ansvar for å levere tjenestene. Outsourcing omfatter ofte virksomhetsoverdragelse/overføring av ansatte fra bestiller til ekstern leverandør.

Periodisk vedlikehold

Arbeider som må utføres regelmessig for å hinder forfall som følge av jevn og normal slitasje eller bruk. Periodisk vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skader. Eks.: Maling, utskifting av slitedeler i installasjoner. Kostnadene regnes som planlagt vedlikehold. (NS 3454)

Rehabilitering

Utbedring hvor det tas sikte på å istandsette til opprinnelig standard. Brukes også om å sette eldre bebyggelse i brukelig stand og i forbindelse med reparasjoner og utbedring av betong.

Sentral driftskontroll (SD-anlegg)

Samlebegrep for sentralisert bygningsautomati

sering basert på digital teknikk og utstyr. Systemet er gjerne bygd opp med en datastyrt hovedsentral, et antall undersentraler og flere lokalsentraler. Lokalsentralene er tilknyttet sensorer og pådragsorganer (reguleringsenheter) slik at f.eks. energibruk, maskiner og prosesser kan reguleres enten automatisk eller manuelt fra sentralene i systemet.

"Som bygget"-dokumentasjon

Dokumentasjon som beskriver bygningens oppbygging og virkemåte gjennom tegninger og beskrivelser oppdatert for endringer i byggeprosessen. (Engelsk: "As built"-documentation)

(Ref: RIF).

Strategisk, taktisk og operativt nivå (STO)

Opprinnelig et militært uttrykk. I bygg- og eiendomsforvaltningen brukt som uttrykk for hvor i organisasjonen ulike ansvars- og arbeidsoppgaver knyttet til planlegging, gjennomføring og kontroll er plassert.

På strategisk nivå (S) blir det tatt beslutninger av langsiktig karakter om mål og strategi for forvaltningsvirksomheten som del av kjernevirksomheten. Det kan f.eks. gjelde beslutninger om nybygging, ombygging, utflytting, salg eller leie av bygninger og interne omorganiseringer. Politisk/økonomiske beslutninger på strategisk nivå ivaretas av byggeier, dvs. av virksomhetens styre eller administrative leder.

Taktisk nivå (T) har ansvar for å følge opp og iverksette beslutninger tatt på strategisk nivå. Denne forvalterrollen kan være delt på flere avdelinger, f.eks. drifts- og vedlikeholdssjef, eiendomssjef o.l. Dette nivået er både premissleverandør til det strategiske nivået, og har ansvar for organisering og ledelse av det daglige FM-arbeidet, samt for iverksetting av større prosjekter og tiltak. Typiske aktiviteter er organisering (evt. innkjøp) av drifts-, vedlikeholds-og servicetjenester, prosjektledelse, kontakt med brukere, oppfølging av aktiviteter og resultater, samlet økonomistyring, og evt. benchmarking.

Operativt nivå(O) har ansvar for utførelsen av drifts- og vedlikeholdsoppgavene, og ledes f.eks. av drifts-, renholds- eller vedlikeholdsledere. Typiske aktører på operativt nivå er vaktmestere, renholdere, driftsoperatører, håndverkere/fagarbeidere og evt. servicepersonell (kantine, post, transport osv.).

Nøkkelen til effektiv bygningsforvaltning ligger i et FDV-system som integrerer og koordinerer de tre nivåene. (Kilde: Tore I. Haugen, NTNU)

Kortfattet kan oppgavene på de enkelte nivå karakteriseres slik:

Strategisk nivå: Hva skal gjøres?
Taktisk nivå: Hvordan skal det gjøres?
Operativt nivå: Hvem skal gjøre det?

Utskifting

Utskifting av komponenter regnes som vedlikehold. Ved større utskiftninger kan det også omfatte utvikling av bygget (jf. NS 3454).

Vedlikehold

Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på en bygning og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid.

Utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold.

For verneverdige bygg er det et mål at vedlikeholdet i størst mulig grad utføres med bruk av opprinnelige materialer og håndverksteknikker.

Det er vanlig å skille mellom:

• Løpende vedlikehold: Arbeider som ikke er planlagt, men som må utføres for å rette opp uforutsette (akutte) skader eller mangler ("brannslokking") Blir også kalt tilfeldig vedlikehold. Føres som driftskostnader etter NS 3454. Skal konteres som Løpende Drift

(31) iht NS 3454.

Forebyggende vedlikehold: Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Blir også kalt planlagt eller periodisk vedlikehold. Føres som vedlikeholdskostnader etter NS 3454. Forebyggende vedlikehold kan deles i
Intervallbundet vedlikehold, som utføres regelmessig etter faste vedlikeholdsinstrukser gitt av planleggere, entreprenører eller leverandører. Enkelte komponenter vil da bli skiftet ut før det er teknisk nødvendig. Arbeider med intervaller kortere enn et år kostnadsføres på konto Løpende Drift (31), mens intervaller lengre enn et år føres på Periodisk Vedlikehold (41). (kfr NS 3454)
Tilstandsbasert vedlikehold, som er planlagte arbeider basert på regelmessige tilstandsanalyser, f.eks. hvert år. Hovedformålet er å iverksette nødvendige tiltak til rett tid og slik oppnå et mer optimalt vedlikehold.

Planmessig, forebyggende vedlikehold vil redusere risikoen for uforutsette skader. Når det planmessige vedlikehold blir forsømt, øker skadeomfanget. Dermed øker kostnadsbehovet til reparasjonsarbeider (uforutsett vedlikehold), etterhvert mer enn det som er spart ved å redusere det planmessige vedlikeholdet.

Dersom også reparasjonsarbeidene forsømmes, øker skadeomfanget, og eiendommen får et aksellererende forfall.

Verdivurderingsprinsipper for eiendom

Noen av de vanligste verdivurderingsbegrepene for eiendom er:

Markedsverdi = Forventet salgspris som kan oppnås. Lønnsomheten kan beregnes ved en kapitalisering (nåverdi) av forventede framtidige utgifter og inntekter.
Bokført verdi = Opprinnelig anskaffelseskostnad + Påkostninger – Avskrivninger. Regnskapsmessig begrep som ikke gjenspeiler eiendommens reelle verdi.
Teknisk verdi (gjenskaffelsesverdi) = Kostnaden med å erstatte eksisterende eiendeler
Skader, mangler og slitasje.
Bruksverdi (virksomhetsnytte) = Verdien av bygget for virksomheten, uavhengig av markedsverdi. F.eks. bygg tilpasset en spesiell prosess eller virksomhet.

(Kilde: Modell for verdifastsettelse og tilstand, Multikonsult.)